cara bikin surat izin sekolah

Sebagai gantinya, langsung pelajari panduan langkah demi langkah, diikuti dengan informasi pendukung seperti contoh, templat, dan tip.

Cara Bikin Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Praktis

Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa karena alasan tertentu. Membuat surat izin yang baik dan benar tidak hanya menunjukkan etika yang baik, tetapi juga membantu kelancaran administrasi sekolah. Berikut adalah panduan lengkap cara bikin surat izin sekolah yang efektif dan profesional.

Langkah 1: Persiapan Awal – Informasi yang Dibutuhkan

Sebelum mulai menulis, kumpulkan informasi penting yang akan dimasukkan ke dalam surat. Informasi ini meliputi:

• Nama Lengkap Siswa: Pastikan ejaan nama sesuai dengan kartu pelajar atau data siswa yang terdaftar di sekolah.
• Kelas dan Nomor Induk Siswa (NIS): Informasi ini penting untuk identifikasi siswa yang akurat. NIS biasanya terdapat pada kartu pelajar atau rapor.
• Tanggal Ketidakhadiran: Tentukan dengan jelas tanggal atau rentang tanggal siswa akan absen.
• Alasan Ketidakhadiran: Alasan harus spesifik dan jujur. Contoh alasan yang umum meliputi sakit, keperluan keluarga, acara penting, atau keperluan mendesak lainnya.
• Tanda Tangan Orang Tua/Wali: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua atau wali siswa. Pastikan tanda tangan jelas dan sesuai dengan nama yang tertera.
• Nama Lengkap Orang Tua/Wali: Sertakan nama lengkap orang tua/wali di bawah tanda tangan.
• Nomor Telepon Orang Tua/Wali (Opsional): Menyertakan nomor telepon memudahkan pihak sekolah menghubungi orang tua/wali jika diperlukan.

Langkah 2: Menentukan Format Surat Izin Sekolah

Format surat izin sekolah umumnya mengikuti format surat resmi. Berikut adalah elemen-elemen penting dalam format surat izin:

• Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Letakkan di pojok kanan atas surat. Contoh: Jakarta, 16 Mei 2024.
• Tujuan Surat: Ditujukan kepada kepala sekolah atau wali kelas. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Jakarta atau Yth. Ibu/Bapak Wali Kelas X-A.
• Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan. Contoh: Hormat kami,.
• Isi surat: Bagian ini memuat informasi penting mengenai ketidakhadiran siswa.
• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan. Contoh: Salam saya,.
• Tanda Tangan dan Nama Lengkap Orang Tua/Wali: Letakkan di bagian bawah surat.

Langkah 3: Menyusun Isi Surat Izin Sekolah

Isi surat izin harus ringkas, jelas, dan mudah dipahami. Berikut adalah contoh kalimat yang dapat digunakan dalam isi surat:

• “Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari [Nama Lengkap Siswa]siswa kelas [Kelas] dengan Nomor Induk Siswa [NIS]memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal] karena [Alasan Ketidakhadiran].”
• “Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada anak saya untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.”
• “Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.”

Langkah 4: Contoh Surat Izin Sekolah

Berikut adalah contoh surat izin sekolah yang dapat dijadikan referensi:

Jakarta, 16 Mei 2024

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas X-A
SMA Negeri 1 Jakarta

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: X-A
Nomor Induk Siswa: [NIS]

memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 17 Mei 2024 karena sakit. Saya telah membawa anak saya ke dokter dan disarankan untuk beristirahat di rumah.

Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada anak saya untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.

Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Orang Tua/Wali]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali]
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali (Opsional)]

Langkah 5: Tips Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal lainnya.
• Tulis Alasan Ketidakhadiran dengan Jujur dan Spesifik: Jangan memberikan alasan yang mengada-ada.
• Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim: Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau informasi yang kurang lengkap.
• Kirim Surat Izin Tepat Waktu: Idealnya, surat izin dikirimkan sebelum atau pada hari ketidakhadiran. Jika tidak memungkinkan, kirimkan sesegera mungkin setelah ketidakhadiran.
• Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan izin sebagai bukti jika diperlukan.
• Jika Sakit, Sertakan Surat Keterangan Dokter (Jika Ada): Surat keterangan dokter akan memperkuat alasan ketidakhadiran karena sakit.
• Komunikasikan dengan Wali Kelas: Selain mengirimkan surat izin, sebaiknya komunikasikan juga dengan wali kelas melalui telepon atau pesan singkat untuk memberitahukan ketidakhadiran siswa.

Langkah 6: Contoh Alasan Ketidakhadiran yang Umum dan Cara Menuliskannya

Berikut adalah beberapa contoh alasan ketidakhadiran yang umum dan cara menuliskannya dalam surat izin:

• Sakit: “Anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar karena sakit demam. Saya telah membawanya ke dokter dan disarankan untuk beristirahat di rumah.”
• Keperluan keluarga: “Anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar karena ada keperluan keluarga yang mendesak di luar kota.”
• Acara Penting: “Anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar karena harus menghadiri acara pernikahan keluarga.”
• Kunjungan Dokter Spesialis: “Anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar karena harus melakukan kunjungan rutin ke dokter spesialis.”
• Mengikuti Lomba/Kompetisi: “Anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar karena harus mengikuti lomba [Nama Lomba] tingkat [Tingkat Lomba].”

Langkah 7: Template Surat Izin Sekolah (Siap Pakai)

Berikut adalah template surat izin sekolah yang dapat Anda gunakan:

[Tempat, Tanggal]

Yth. Bapak/Ibu [Jabatan]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali dari:

Nama Lengkap: _________________________
Kelas: _________________________
Nomor Induk Siswa: _________________________

memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal _________________________ karena _________________________.

Sehubungan dengan hal tersebut, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat memberikan izin kepada anak saya untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut.

Atas perhatian dan izin yang Bapak/Ibu berikan, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

_________________________
(Tanda Tangan Orang Tua/Wali)

_________________________
(Nama Lengkap Orang Tua/Wali)
[Nomor Telepon Orang Tua/Wali (Opsional)]

Anda dapat menyalin template ini dan mengisi informasi yang sesuai.

Langkah 8: Mengatasi Situasi Khusus

• Ketidakhadiran Lebih dari 3 Hari: Jika siswa akan absen lebih dari 3 hari, sebaiknya lampirkan surat keterangan dokter atau surat keterangan lain yang relevan.
• Ketidakhadiran Karena Alasan yang Sensitif: Jika alasan ketidakhadiran bersifat sensitif, Anda dapat menjelaskannya secara pribadi kepada wali kelas atau guru BK.
• Ketidakhadiran Mendadak: Jika ketidakhadiran mendadak, segera hubungi pihak sekolah dan kirimkan surat izin secepatnya.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa.